Politiques

Services en ligne — convention des utilisateurs

Nous recueillons des renseignements des utilisateurs du site Web de CaRMS et les services en ligne (carms.ca, CaRMS en ligne) grâce à l’utilisation de marqueurs numériques, incluant des témoins (« cookies »). Des témoins sont des fichiers ou des pièces d’information qui peuvent être emmagasinés sur le disque dur de votre ordinateur lorsque vous visitez un site Web. Les témoins sont aussi utilisés pour que l’on puisse se rappeler que vous nous avez déjà fourni vos renseignements personnels et, conséquemment, ils servent à accélérer vos activités futures lorsque vous accédez à notre site Web et à nos services en ligne.

Les témoins de « session » sont des bouts d’information temporaires, et ils sont effacés lorsque le visiteur quitte sa fenêtre de navigateur ou éteint son ordinateur. Les témoins de session sont utilisés pour améliorer la navigation sur les sites Web et collecter un ensemble d’informations statistiques. Notre site Web et nos services en ligne utilisent des témoins de session.

Les témoins « persistants » sont des bouts d’information plus permanents ; ils sont placés sur le disque dur de l’ordinateur d’un visiteur et y demeurent à moins d’être supprimés. Les témoins persistants emmagasinent des données sur le disque dur de l’utilisateur pour plusieurs raisons : récupérer certains renseignements soumis préalablement (mots de passe), déterminer les sections du site Web qui captent mieux l’intérêt des internautes et adapter le site, de façon continue, selon les préférences des internautes. Notre site Web et nos services en ligne utilisent des témoins persistants.

La plupart des navigateurs Web sont configurés par défaut pour accepter les témoins. Si vous ne souhaitez pas accepter de témoins, vous pouvez programmer votre navigateur de façon à ce qu’il refuse les témoins ou qu’il vous avertisse de l’envoi de témoins.

Nous n’exerçons aucun contrôle sur le contenu de site Web de tiers auquel les individus peuvent accéder par l’entremise de liens sur notre site Web. Nous vous encourageons de lire la politique sur la protection des renseignements personnels de chaque site Web que vous visitez.

Analytiques du Web

Nous utilisons également des fournisseurs de services d’analytiques du Web (p. ex. Google Analytics et Hotjar) pour recueillir des données concernant l’utilisation de notre site Web et nos services en ligne et pour analyser ces données dans le but d’améliorer et de simplifier l’utilisation. L’information recueillie et utilisée pour l’analytique du Web inclut votre adresse IP, la date et l’heure de la demande, le navigateur Web utilisé, la page visitée et le site Web de référence.

Bien qu’une adresse IP ne permet pas d’identifier seul une personne, elle peut être utilisée conjointement avec d’autres renseignements pour identifier une personne, comme avec l’aide de votre fournisseur d’accès Internet.

Vous pouvez choisir de ne pas être suivi par Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins ou en utilisant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr). Les personnes qui ne désirent pas être suivies par Hotjar peuvent se retirer au lien suivant : https://www.hotjar.com/opt-out.

Les données recueillies aux fins d’analytique du Web peuvent être entreposées et traitées à l’extérieur du Canada. Les renseignements personnels entreposés à l’extérieur du Canada peuvent être assujettis à des lois différentes que celles au Canada et peuvent être accessibles à des forces de l’ordre à l’extérieur du Canada, là où la loi le permet.

Pour de plus amples renseignements concernant Google Analytics et Hotjar, veuillez consulter les conditions de service de Google Analytics (https://www.google.ca/analytics/terms/us.html) et la politique de protection des renseignements personnels de Hotjar (https://www.hotjar.com/privacy).

Remplir les formulaires

Votre nom et votre adresse électronique ou autres coordonnées ne sont pas spécifiquement recueillis par notre site Web. Nous obtenons ce type de renseignements que si vous le soumettez par courriel, ou si vous remplissez volontairement un formulaire en ligne ou si vous soumettez une demande ou des rétroactions. La collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements personnels via le site Web ou les services en ligne de CaRMS est effectuée conformément à la politique de CaRMS concernant la protection des renseignements personnels.

Services à la clientèle accessibles

La présente Politique sur l’accessibilité du service à la clientèle régit l’offre de produits et de services aux membres du public ou de tierces parties par CaRMS conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et les Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle, qui visent à établir des normes d’accessibilité pour les personnes handicapées. La présente politique décrit l’engagement de CaRMS à offrir un service à la clientèle accessible aux personnes ayant divers types d’invalidités et respecte les principes fondamentaux d’autonomie, de dignité, d’intégration et d’égalité des chances.

Politique

1.0 Principes fondamentaux

CaRMS s’efforcera d’offrir des biens et des services conformes aux principes de dignité, d’autonomie, d’intégration et d’égalité des chances :

a. Dignité – en offrant des biens et des services d’une manière qui respecte la dignité et l’autonomie des personnes handicapées;

b. Autonomie – en accommodant l’invalidité d’une personne par le respect de son droit d’agir avec autonomie et de choisir la façon dont elle souhaite recevoir des biens et des services.

c. Intégration – en offrant des biens et des services afin que les personnes handicapées puissent pleinement bénéficier des mêmes services, au même endroit et de la même façon ou d’une façon semblable aux personnes sans invalidité, sauf si une solution de rechange est nécessaire ou demandée; et

d. Égalité des chances – en offrant aux personnes handicapées une possibilité égale aux personnes sans invalidité d’obtenir ou d’utiliser les biens et services de CaRMS ou encore d’en bénéficier.

2.0 Appareils fonctionnels

Les appareils fonctionnels personnels sont permis sans restriction dans les locaux de CaRMS, sauf si leur utilisation présente un risque pour la santé et la sécurité de la personne handicapée ou d’autres personnes. CaRMS formera, de façon continue, les employés actuels et futurs sur l’utilisation de divers appareils fonctionnels et les politiques connexes. Il incombe à la personne handicapée de fournir et d’utiliser de façon sécuritaire tout appareil fonctionnel dont elle a besoin.

3.0 Communication

CaRMS communiquera avec les personnes handicapées en tenant compte de leur invalidité. CaRMS répondra aux demandes de communication, comme le recours à un interprète en direct, à un lecteur sonore de texte de site Web, etc.

4.0 Recours à des animaux d’assistance et à des personnes de soutien

4.1 Animaux d’assistance

Une personne handicapée accompagnée d’un chien–guide ou d’un autre animal d’assistance peut entrer dans les locaux de CaRMS ouverts au public avec l’animal et le garder près d’elle, sauf si l’animal est autrement exclu par la loi. Si un animal d’assistance est exclu par la loi, CaRMS s’engagera à offrir une solution de rechange dans un délai et un endroit raisonnables pour donner à la personne handicapée accès aux services de CaRMS.

S’il n’est pas évident qu’il s’agit d’un animal d’assistance, CaRMS peut demander à la personne handicapée une attestation confirmant la tâche de l’animal.

Il incombe à la personne handicapée de veiller à la sécurité de l’animal d’assistance et d’en avoir la maîtrise en tout temps.

4.2 Personnes de soutien

CaRMS autorise une personne handicapée à être accompagnée d’une personne de soutien qu’elle a engagée ou choisie pour l’aider à accéder aux biens et services et/ou à lui offrir du soutien dans ses déplacements, de l’assistance personnelle ou l’aider à communiquer.

CaRMS peut exiger qu’une personne handicapée soit accompagnée par une personne de soutien dans les locaux de CaRMS lorsque c’est jugé nécessaire pour assurer la santé et la sécurité de la personne handicapée et de toute autre personne.

Lorsqu’une personne de soutien doit assister à des réunions et/ou à des événements parrainés par CaRMS, la personne handicapée doit trouver elle–même la personne qui l’accompagnera. Si des frais sont demandés pour la participation à la réunion ou à l’événement, la personne de soutien pourra assister sans frais. De tels frais seront annoncés au préalable, le cas échéant.

5.0 Avis d’interruptions temporaires

CaRMS déploiera des efforts raisonnables pour informer les personnes handicapées si les locaux sont inaccessibles ou s’il y a une interruption des services habituellement offerts aux personnes handicapées, que ce soit planifié ou non. Si l’interruption est planifiée, CaRMS donnera un préavis en temps raisonnablement. Si l’interruption est imprévue, l’avis sera fourni le plutôt possible.

L’avis comprendra de l’information sur la raison de l’interruption, la durée prévue et une description des locaux ou des services offerts pendant l’interruption s’il y a lieu.

L’avis sera affiché sur le site Web de CaRMS, ou par tout autre moyen raisonnable compte tenu des circonstances.

6.0 Formation

CaRMS offrira une formation à l’ensemble des employés, des entrepreneurs et des tierces parties qui traitent avec le public au nom de CaRMS ainsi qu’à tous ceux qui participent aux politiques, aux pratiques et aux procédures de CaRMS concernant l’offre de biens et de services au public ou aux tierces parties.

La formation comprendra ce qui suit :

a. Un examen des buts de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et des exigences relatives aux normes du service à la clientèle;

b. Des instructions sur la façon d’interagir et de communiquer avec des personnes ayant divers types d’invalidité;

c. Des instructions sur la façon d’interagir avec les personnes handicapées qui utilisent un appareil fonctionnel ou qui ont besoin de l’aide d’un animal d’assistance ou d’une personne de soutien;

d. De l’information sur le matériel ou les appareils disponibles dans les locaux de CaRMS qui pourraient faciliter l’offre de biens ou de services aux personnes handicapées;

e. Ce qu’il faut faire si une personne handicapée a de la difficulté à accéder aux biens et aux services de CaRMS; et

f. Un examen des politiques, des pratiques et des procédures de CaRMS concernant l’offre de biens et de services aux personnes handicapées.

Les employés actuels suivront une formation avant le 1^er janvier 2012, et les nouveaux employés ou ceux qui commencent de nouvelles fonctions seront formés le plus tôt possible. De plus, les employés concernés suivront une formation lorsque des changements sont apportés aux politiques, pratiques ou procédures qui concernent l’offre de biens ou de services aux personnes handicapées.

Le service des ressources humaines consignera les formations et indiquera le nom de l’employé qui a suivi la formation, le type de formation suivie et la date de la formation.

7.0 Rétroaction

Nous nous engageons à offrir des biens et des services de grande qualité à tous les membres du public que nous servons, y compris les clients handicapés. Nous espérons obtenir des commentaires pour savoir si nous avons bien atteint cet objectif, car une rétroaction peut nous permettre de déterminer les endroits où nous devons apporter des changements et de constamment améliorer nos services.

Les clients peuvent faire part de leurs commentaires par téléphone, en personne, par écrit ou par courriel. CaRMS s’efforcera de répondre de la même manière.

Veuillez faire part de vos commentaires à la gestionnaire des ressources humaines, à :

Par la poste :
Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS)
171, rue Nepean, bureau 300
Ottawa (Ontario)
K2P 0B4

Par téléphone : 1.877.227.6742

Par courriel : hr@carms.ca

Veuillez prendre note qu’il faut prendre un rendez–vous pour une rétroaction en personne.

La confidentialité sera respectée, conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels de CaRMS, et tous les commentaires seront passés en revue. Nous répondrons à tout commentaire dans un délai maximal de 30 jours ouvrables. La rétroaction et/ou la réponse seront fournies dans un format accessible par la personne qui fait part de ses commentaires.

8.0 Avis d’accessibilité des documents

Tous les documents requis par les Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle, y compris les politiques, pratiques et procédures de CaRMS régissant l’accessibilité du service à la clientèle; les documents sur le recours à des animaux d’assistance ou des personnes de soutien; les avis sur des interruptions temporaires; et des documents concernant la rétroaction de CaRMS sont disponibles sur demande. La Politique sur l’accessibilité du service à la clientèle de CaRMS régissant l’offre de biens et de services aux personnes handicapées sera affichée sur le site Web de CaRMS.

9.0 Format des documents

Si CaRMS doit fournir un exemplaire de tout document accessible conformément aux Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle à une personne handicapée, CaRMS remettra le document, ou l’information contenue dans le document, dans un format qui tient compte de l’invalidité de la personne. CaRMS et la personne handicapée pourraient également convenir d’un autre format pour le document ou l’information.

Si un autre format est nécessaire, veuillez communiquer avec la gestionnaire des ressources humaines.

Définitions :

Accessible : Signifie qui peut être obtenu, utilisable, lisible, audible, visible, compréhensible, clair, où l’on peut entrer et sortir, flexible, etc. Pour être accessibles à tous les gens, les biens et services doivent faire l’objet de divers plans d’accessibilité. En adoptant des pratiques inclusives, on s’assurera que le plus large auditoire possible a accès à tous les biens et services.

Autres formats : Renvoie à d’autres moyens qu’on peut utiliser pour offrir des biens et des services. Il peut s’agir de moyens de communication comme la parole ou l’écriture, ou des méthodes en personne ou par téléphone par exemple. Il peut aussi s’agir de caractère d’imprimerie plus gros, de texte électronique, du braille, du langage des signes, d’appareils de communication, sous–titre, etc.

Appareil fonctionnel : Toute pièce d’équipement qu’une personne handicapée utilise pour l’aider dans sa vie quotidienne. Il peut s’agir notamment de marchettes, de fauteuils roulants, d’appareils auditifs, de canes ou d’un amplificateur.

Invalidité : (a) Tout degré d’invalidité physique, d’infirmité, de malformation ou de défigurement qui est causé par une blessure corporelle, une malformation congénitale ou une maladie; (b) une déficience mentale ou un trouble du développement; (c) une difficulté d’apprentissage ou un dysfonctionnement d’un ou de plusieurs processus nécessaire à la compréhension, à l’usage de symboles ou à la parole; (d) un trouble mental; or (e) une blessure ou une invalidité faisant l’objet de prestations demandées ou reçues aux termes de régime d’assurance établi conformément à la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.

Chien–guide : Chien entraîné comme guide pour les aveugles et ayant les compétences prescrites par règlement en vertu de la Loi sur les droits des aveugles.

Animal d’assistance : Tout animal utilisé par une personne handicapée lorsqu’il est évident qu’elle utilise l’animal en raison de son invalidité; ou lorsque la personne remet une lettre d’un médecin attestant qu’elle a besoin de l’animal pour des raisons liées à son invalidité.

Personne de soutien : Une personne qui accompagne une personne handicapée pour l’aider dans ses tâches quotidiennes, comme la communication, la mobilité, les soins personnels ou des besoins médicaux ou pour l’accès à des biens et des services. Il peut s’agir d’un travailleur de soutien payé, d’un bénévole, d’un ami ou d’un membre de la famille; la personne de soutien n’a pas besoin d’avoir suivi une formation spéciale ni de posséder des qualifications particulières.

La présente politique peut être accessible dans un autre format sur demande.

Médias sociaux

EN PUBLIANT SUR N’IMPORTE QUELLE PAGE DE MÉDIA SOCIAL DU SERVICE CANADIEN DE JUMELAGE DES RÉSIDENTS, VOUS ACCEPTEZ LES PRÉSENTES CONDITIONS.

Les visiteurs sur les pages de médias sociaux de CaRMS peuvent partager, afficher, faire des observations, aimer et signaler du contenu affiché sur ces pages conformément à ces conditions, aux conditions d’utilisation de CaRMS et aux conditions des plateformes tierces (p. ex. Facebook, Twitter, YouTube).

Vos commentaires et articles devraient être pertinents aux services de CaRMS et/ou à tout autre contenu affiché sur les pages de médias sociaux de CaRMS. Vous êtes encouragé de ne pas perdre de vue le sujet d’un fil donné et de respecter les autres individus qui interagissent avec les pages de médias sociaux de CaRMS.

CaRMS vous encourage de soumettre vos questions, vos commentaires et inquiétudes. Cependant, les pages de médias sociaux de CaRMS sont considérées comme des sites modérés et non des forums publics.

Une fois affichée, CaRMS se réserve le droit de supprimer les soumissions qui contiennent :

(i) un langage vulgaire.

(ii) des attaques personnelles ou visant l’organisme de toute sorte.

(iii) des commentaires offensifs qui ciblent ou dénigrent.

De plus, CaRMS se réserve également le droit de supprimer des commentaires qui :

(i) sont du pourriel ou qui contiennent des liens vers d’autres sites.

(ii) sont de toute évidence hors sujet.

(iii) encourage des activités illégales.

(iv) font la promotion de services, de produits ou d’organismes politiques.

(v) empiètent le droit d’auteur ou des marques de commerce.

(vi) incluent des données à caractère personnel.

Nous réservons le droit de contrôler, de bloquer, de supprimer ou de discontinuer votre accès à n’importe quelle page de média social de CaRMS, en tout temps, sans avis préalable et pour n’importe quelle raison et à notre seule discrétion.

En affichant du contenu sur n’importe quelle page de média social de CaRMS, vous nous donnez le droit irrévocable de reproduire, de distribuer, de publier et d’afficher ce contenu et le droit de créer des œuvres dérivées à partir de votre contenu, d’éditer et de modifier ce contenu et d’utiliser ce contenu pour quelque usage de CaRMS.

Pour demeurer conformes, nous vous suggérons de réviser cette politique, ainsi que les autres politiques relatives au site Web, à intervalles réguliers. Votre utilisation du site après publication de tous nouveaux termes vaut acceptation de toute modification apportée à cette politique.

Veuillez noter que les commentaires exprimés sur les pages de médias sociaux de CaRMS ne reflètent pas CaRMS. Si vous avez des questions concernant l’exploitation des pages des médias sociaux de CaRMS, veuillez communiquer avec nous à l’adresse InformezNous@carms.ca.

Soutien de navigateur

CaRMS soutient les navigateurs Chrome, Firefox et Safari pour l’utilisation de la plateforme CaRMS en ligne. La mise à jour à la dernière version de ces navigateurs est importante pour la performance et la sécurité.

FAQ

Que signifie « navigateurs soutenus » ?

Lorsqu’un navigateur est soutenu, cela veut dire que nous essayons toute la fonctionnalité du système sur ce navigateur et nous réglons tous les problèmes que nous trouvons. Nous ne bloquerons pas les utilisateurs qui utilisent des navigateurs non soutenus, mais il est possible que nous ne puissions pas régler les problèmes que rencontrent les utilisateurs en accédant à CaRMS en ligne sur un navigateur non soutenu.

Qu’est-ce que cela veut dire pour les utilisateurs de CaRMS en ligne ?

Les utilisateurs de CaRMS en ligne devraient opter pour l’un des navigateurs soutenus (Chrome, Firefox et Safari) pour assurer la fonctionnalité complète. Nous recommandons le navigateur Chrome pour la meilleure expérience utilisateur. Si vous travaillez dans un environnement institutionnel, nous vous encourageons à partager cette information avec votre équipe des technologies informatiques.

Les utilisateurs pourront encore accéder à la plateforme CaRMS en ligne à partir d’un navigateur non soutenu, mais il est possible que nous ne puissions pas résoudre des problèmes qui surgissent exclusivement dans des navigateurs non soutenus.

Est-ce que je peux utiliser CaRMS en ligne sur une tablette ou un téléphone portable ?

Alors que plusieurs fonctions de CaRMS en ligne peuvent fonctionner sur une tablette ou un téléphone portable, la plateforme est principalement conçue pour être utilisée sur un ordinateur portable ou de bureau.

Avez-vous des inquiétudes ?

Communiquez avec nous à l’adresse aide@carms.ca afin que l’on puisse travailler avec vous pour assurer que vous continuez d’avoir accès à CaRMS en ligne de façon qui fonctionne pour vous.

Politique

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) s’engage à fournir les normes de service les plus élevées à nos clients, tout en maintenant les normes de sécurité et de bien-être pour nos employés. Le comportement hostile, menaçant, intimidant ou abusif envers les employés de CaRMS ne sera pas toléré. Si un tel comportement existe, CaRMS se réserve le droit d’imposer des restrictions concernant l’accès d’un client à des services d’orientation facilités par les employés concernant le processus et l’utilisation des produits.

Objectif

CaRMS reconnait que le jumelage peut être un processus vraiment stressant avec des enjeux considérables pour les candidats. Les employés de CaRMS sont engagés à exercer leurs fonctions avec le plus haut niveau d’intégrité, de transparence et de conformité et font tous les efforts possibles pour aider les clients en répondant à toute question concernant le processus de candidature et de jumelage au mieux de leurs habiletés. Cependant, il peut y avoir des moments où nous ne pouvons pas répondre aux questions ou aux inquiétudes à la satisfaction du client. Lors de ces situations, toute tentative sera prise pour fournir des solutions alternatives dans notre contrôle. Les employés n’endureront en aucun cas toute forme de comportement abusif et ils réservent le droit de refuser d’aider les clients.

Si nous croyons que le client a violé le Code de conduite avec des mots ou des actions importuns, CaRMS analysera toujours attentivement la réponse du client avant de prendre des décisions concernant les futurs services de CaRMS.

La décision d’imposer des sanctions n’est pas prise à la légère. Cependant, la santé, la sûreté et la sécurité de nos employés sont extrêmement importantes pour CaRMS. Si un employé de CaRMS est assujetti à un langage abusif, ils seront autorisés à mettre fin à toute interaction avec le client. Cette décision peut être prise par tout employé de CaRMS qui est engagé avec le client ou par son superviseur. Après une enquête plus profonde, les clients peuvent être assujettis à des restrictions supplémentaires y compris, sans s’y limiter, la restriction d’accès aux services d’orientation facilités par les employés de CaRMS concernant le processus et l’utilisation des produits. Ceci ne limitera en aucun cas la capacité du client de postuler aux programmes ou de participer au jumelage.

Portée

Cette politique s’applique à toutes les interactions entre les clients et les employés de CaRMS.

Définitions

Le comportement abusif inclut :

• Un langage menaçant, malicieux ou abusif qui humilie ou rabaisse l’individu.
• Des menaces de violences envers les employés ou la propriété de CaRMS.
• Du harcèlement se fondant sur des motifs de distinction illicite énoncés dans la Loi canadienne sur les droits de la personne y compris, sans s’y limiter :
  • La race
  • L’origine nationale ou ethnique
  • La couleur
  • La religion
  • L’âge
  • Le sexe
  • L’orientation sexuelle
  • L’identité ou l’expression de genre
  • L’état matrimonial
  • La situation de famille
  • La déficience
  • Les caractéristiques génétiques
• L’utilisation d’un langage sexuel explicite, y compris, sans s’y limiter :
  • Des commentaires inappropriés ou importuns, de nature sexuelle ou autre
  • L’affichage d’illustrations obscènes, dénudées ou pornographiques
• Des remarques hostiles ou un comportement hautement offensif qui est importuns ou qu’on sait ou qu’on devrait raisonnablement savoir être importun, qui humilieraient, intimideraient ou qui auraient un effet néfaste durable.

Politique concernant la protection des renseignements personnels

Le Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS) vous offre des services liés à votre formation en médecine, à votre candidature à la formation à titre de résident et au processus de jumelage. En vue de fournir ces services, nous recueillons de l’information auprès de vous et à propos de vous, incluant des renseignements personnels.

En tant que propriétaire de vos renseignements personnels, vous avez le droit de savoir comment et pourquoi nous recueillons cette information, comment nous l’utilisons, avec qui nous la partageons et les mesures que nous utilisons pour protéger vos renseignements personnels.

Nous attachons une importance particulière à la protection des renseignements personnels que vous nous avez fournis, et nous avons créé cette politique pour expliquer comment cet engagement devient une réalité.

Bien que nous ne soyons pas soumis à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) fédérale puisque nous n’exerçons pas d’activité commerciale, cette politique en matière de protection des renseignements personnels est généralement conforme avec la LPRPDE et ses principes directeurs concernant l’information équitable. Cette politique est également conforme aux exigences de la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

Raisons pour lesquelles CaRMS recueillerait des renseignements personnels

Nous recueillons de l’information de la part des candidats, des facultés de médecine ou d’autres parties afin de :

1. Exécuter nos services :

• Le programme de candidature et de jumelage
• Le service de candidature pour l’admission au programme d’études en médecine

2. Déterminer l’admissibilité des clients pour ces services
3. Fournir des renseignements pertinents par rapport à ces services
4. Effectuer des analyses statistiques et de recherche liées à nos services
5. Gérer les relations avec les clients
6. Satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires, et
7. Tout autre motif allant de pair avec ces motifs.

Méthodes utilisées par CaRMS pour la collecte et l’utilisation de renseignements personnels

Nous ne collectons, n’utilisons et ne divulguons des renseignements personnels qu’à des fins jugées raisonnables et conformes avec nos offres de services. Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est requis. Nous n’utilisons que des méthodes justes et équitables pour la collecte des renseignements personnels. Les renseignements personnels sont régulièrement recueillis auprès des clients par l’entremise :

• Des services en ligne de CaRMS
• De documents et de données soumis aux fins de candidature
• D’interactions par téléphone, courriel ou clavardage

De notre usage et notre divulgation de vos renseignements personnels se limitent aux motifs énoncés dans cette politique, et nous ne vendons, ne troquons, n’échangeons ni ne divulguons, sous aucune autre forme, les renseignements personnels, incluant vos coordonnées.

Circonstances dans lesquelles CaRMS pourrait divulguer vos renseignements personnels

Nous pourrions divulguer vos renseignements personnels :

1. Afin de fournir nos services, à votre demande, y compris la divulgation aux facultés, aux individus ou aux organisations qui utilisent nos services de candidature et/ou de jumelage,
2. À des fins statistiques et de recherche liés au mandat de CaRMS, et
3. Aux individus ou organisations qui offrent des services en notre nom, comme ceux impliqués dans la maintenance, l’examen et le développement de nos systèmes, nos procédures et nos infrastructures, incluant les essais et les mises à niveau de nos systèmes.

Lorsque nous divulguons des données contenant vos renseignements personnels à des partis tiers, nous signons un accord de partage des données qui exige :

1. L’utilisation et la divulgation des données faites uniquement aux fins autorisées spécifiées,
2. Le maintien de la confidentialité des données,
3. L’utilisation de mécanismes de protection appropriés,
4. L’accès restreint aux données, limité aux individus possédant un « besoin de connaître/d’accès ».
5. Le consentement ou un nouvel accord au cas où l’organisation réceptrice désirerait utiliser les données pour des objectifs autres que ceux soulignés dans l’accord de partage des données,
6. La preuve de la destruction ou l’élimination adéquate des données, une fois que l’utilisation principale des données est terminée,
7. La notification à CaRMS de toute violation de ses obligations indiquées dans l’accord de partage des données.

Dans certains cas, les personnes ou les organisations qui offrent des services en notre nom peuvent utiliser ou conserver des renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Les renseignements personnels conservés à l’extérieur du Canada peuvent être assujettis à des lois différentes des lois canadiennes et peuvent être accessibles par les agences d’exécution de la loi de l’extérieur du Canada où la loi le permet. Nous nous engageons à protéger les renseignements personnels et évaluerons les répercussions sur la vie privée associée à la divulgation de renseignements personnels à des fournisseurs de services tiers dans une province ou un territoire donné avant d’établir une relation dans le cadre de laquelle des renseignements personnels seront divulgués.

Veuillez prendre note que dans certaines circonstances, l’utilisation et/ou la divulgation de renseignements personnels sont justifiées ou autorisées, ou que nous nous trouvons dans l’obligation de le faire sans autorisation. De telles circonstances peuvent inclurent :

1. Lorsque la loi l’exige ou le permet, une décision d’une cour, d’un organisme administratif ou d’un tribunal gouvernemental ;
2. Lorsque nous sommes convaincus, pour des motifs raisonnables, qu’il est nécessaire de protéger les droits, la confidentialité, la sécurité ou la propriété d’une personne ou d’un groupe identifiable ;
3. Lorsqu’il est nécessaire d’établir ou de récupérer des fonds qui nous sont dus ;
4. Lorsqu’il faut nous permettre d’entreprendre des actions en justice ou de limiter des torts que nous pourrions subir ; ou
5. Lorsque les renseignements relèvent du domaine public.

Si nous sommes forcés ou autorisés à divulguer les renseignements sans consentement préalable, la divulgation se limitera aux seuls renseignements exigés.

Consentement

À moins que la loi ne l’autorise, nous ne recueillons, n’utilisons ou ne divulguons aucun renseignement personnel sans avoir obtenu au préalable votre consentement.

Dans la mesure où tout message de notre part peut être considéré comme un « message électronique commercial », nous enverrons le message uniquement si nous obtenons votre consentement approprié conformément aux exigences de la LCAP et de cette politique.

Nous pouvons demander votre consentement pour utiliser et divulguer vos renseignements une fois qu’ils ont été obtenus au cas où nous désirerions utiliser vos renseignements à des fins non définies dans cette politique ou pour lesquelles vous n’avez pas déjà signalé votre consentement.

Dans la majorité des cas et en vertu de restrictions juridiques et contractuelles, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement à tout moment, suite à un préavis raisonnable. De la même façon, vous pouvez vous désabonner en tout temps afin de ne plus recevoir des messages électroniques commerciaux futurs que nous pourrions envoyer.

Cependant, dans certains cas, nos services ne peuvent être fournis que si vos renseignements personnels sont fournis. Ainsi, si vous choisissez de ne pas fournir les renseignements personnels exigés, nous pourrions ne pas être en mesure de vous offrir les services demandés.

Exactitude et rétention des renseignements personnels

Nous nous efforçons d’assurer que tout renseignement personnel que vous fournissez est convenablement exact, actuel et complet. Vous êtes responsable et vous avez la possibilité de mettre à jour vos renseignements personnels afin d’assurer l’exactitude et la fidélité. Nous utiliserons tous nos efforts pour informer les tierces parties récipiendaires de renseignements de leur inexactitude de manière à permettre à ces parties de corriger leurs données.

Nous gardons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour les raisons pour lesquelles ils ont été recueillis. Cette période peut durer plusieurs années après la fin de votre relation avec nous, mais ne seront conservés que le temps nécessaire pour nous d’avoir suffisamment de renseignements pour fournir nos services, résoudre tout problème qui pourrait survenir à une date ultérieure ou telle que par ailleurs permis par la loi.

Par exemple, vos renseignements personnels au sein de CaRMS en ligne seront conservés bien après la fin du cycle de jumelage pour nous permettre de résoudre tout problème qui pourrait survenir à une date ultérieure et pour faciliter la recherche et l’analyse statistique agrégée liées à nos services. Tout document de candidature soumis en format papier, incluant sans s’y limiter les lettres de recommandation, les DREM et les relevés de notes, seront numérisés dans votre compte d’utilisateur CaRMS en ligne et conservés électroniquement. Les copies imprimées seront détruites peu après la fin du jumelage. Des procédures sont en place chez CaRMS pour détruire ou effacer vos renseignements personnels ou les convertir sous une forme anonyme lorsqu’ils ne sont plus nécessaires.

Protection des renseignements personnels

Nous maintenons des dispositifs de sécurité physiques, procéduraux et technologiques de manière à prévenir la perte, l’abus, l’accès ou la divulgation non autorisés de vos renseignements personnels.

Nous protégeons davantage vos renseignements personnels en limitant l’accès aux renseignements personnels aux employés avec un « besoin de connaître » afin de nous permettre d’offrir nos services.

Accès aux renseignements personnels

Nous respectons votre droit raisonnable d’accès et de correction des renseignements personnels que nous détenons et nous nous efforcerons de répondre à toute demande dans un délai raisonnable, normalement dans les 30 jours civils qui suivent. Pour protéger les renseignements personnels contre les demandes d’accès frauduleuses, nous pourrions demander suffisamment d’information pour nous permettre de confirmer que la personne présentant la demande est autorisée de la faire.

Nous réservons le droit de ne pas modifier vos renseignements personnels, mais adjoindra tout texte alternatif que vous jugez approprié et que nous sommes d’accord est raisonnable.

Nous réservons le droit de refuser l’accès aux renseignements personnels là où la loi le permet. Nous pouvons également refuser l’accès aux renseignements personnels, dans certaines circonstances par exemple, lorsque l’information demandée :

1. Divulguerait (i) des renseignements personnels, notamment des opinions à propos d’une autre personne ou d’une personne décédée ; (ii) des secrets professionnels ou d’autres renseignements confidentiels qui pourraient nuire à CaRMS ou à la capacité concurrentielle d’un tiers ou qui nuiraient à des négociations contractuelles ou autres de CaRMS ou d’un tiers ; ou (iii) du matériel d’évaluation ou d’opinion recueilli auprès d’un tiers ou par un tiers en confiance.
2. Est assujettie au privilège des communications entre client et avocat ou relatives à un litige ;
3. N’est pas facilement récupérable et que la charge ou le coût de la recherche serait disproportionné par rapport à la nature ou à la valeur de l’information ;
4. N’existe pas, CaRMS ne la possédant pas ou ne la retrouvant pas ;
5. Pourrait raisonnablement entraîner des torts sérieux à la personne concernée ou à une autre personne ;
6. Est originalement recueillie d’un tiers ou fournie par un tiers et que l’accès serait (i) nuisible ou pourrait entraver excessivement les activités du tiers ou de CaRMS; ou (ii) ne serait pas permis par le tiers.
7. Pourrait gêner ou entraver des activités policières et d’autres enquêtes ou règlements d’organisme autorisé par la loi pour assumer de telles fonctions ; ou
8. Est assujettie à d’autres dispositions juridiques pertinentes.

Lorsque les renseignements ne sont pas ou ne peuvent pas être divulgués, nous fournirons les raisons pour la non-divulgation.

Nous ne répondrons pas aux demandes répétées ou vexatoires d’accès et, pour prendre cette décision, nous examinerons des facteurs tels que la fréquence à laquelle les renseignements sont mis à jour, l’objectif de l’utilisation des renseignements et la nature des renseignements.

Nous n’appliquerons pas de frais pour la vérification ou la correction de vos renseignements personnels. Cependant, dans la mesure permise par les lois applicables, il se pourrait que des frais minimaux soient imposés aux individus pour les copies de documents.

Site Web de CaRMS

Pour obtenir de l’information concernant la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements appartenant à des visiteurs de notre site Web et nos services en ligne, veuillez consulter notre politique des services en ligne concernant la protection des renseignements personnels.

Pour vous renseigner sur la collecte, l’utilisation et la divulgation de renseignements appartenant à des visiteurs du site Web de CaRMS et les services en ligne, veuillez consulter notre politique des services en ligne concernant la protection des renseignements personnels.

Résolution des inquiétudes concernant la confidentialité

Nous enquêterons sur toutes les plaintes et si une plainte est justifiée, nous prendrons les mesures raisonnables pour résoudre le problème.

Veuillez communiquer avec notre agente de la protection des renseignements personnels à l’adresse conformite@carms.ca si vous avez des questions ou des inquiétudes concernant :

• Cette politique
• L’accès à vos renseignements personnels
• Notre collecte, utilisation, gestion ou divulgation de vos renseignements personnels

Mis à jour le 4 octobre 2021

Services à la clientèle accessibles

La présente Politique sur l’accessibilité du service à la clientèle régit l’offre de produits et de services aux membres du public ou de tierces parties par CaRMS conformément à la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et les Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle, qui visent à établir des normes d’accessibilité pour les personnes handicapées. La présente politique décrit l’engagement de CaRMS à offrir un service à la clientèle accessible aux personnes ayant divers types d’invalidités et respecte les principes fondamentaux d’autonomie, de dignité, d’intégration et d’égalité des chances.

Politique

1.0 Principes fondamentaux

CaRMS s’efforcera d’offrir des biens et des services conformes aux principes de dignité, d’autonomie, d’intégration et d’égalité des chances :

a. Dignité – en offrant des biens et des services d’une manière qui respecte la dignité et l’autonomie des personnes handicapées;

b. Autonomie – en accommodant l’invalidité d’une personne par le respect de son droit d’agir avec autonomie et de choisir la façon dont elle souhaite recevoir des biens et des services.

c. Intégration – en offrant des biens et des services afin que les personnes handicapées puissent pleinement bénéficier des mêmes services, au même endroit et de la même façon ou d’une façon semblable aux personnes sans invalidité, sauf si une solution de rechange est nécessaire ou demandée; et

d. Égalité des chances – en offrant aux personnes handicapées une possibilité égale aux personnes sans invalidité d’obtenir ou d’utiliser les biens et services de CaRMS ou encore d’en bénéficier.

2.0 Appareils fonctionnels

Les appareils fonctionnels personnels sont permis sans restriction dans les locaux de CaRMS, sauf si leur utilisation présente un risque pour la santé et la sécurité de la personne handicapée ou d’autres personnes. CaRMS formera, de façon continue, les employés actuels et futurs sur l’utilisation de divers appareils fonctionnels et les politiques connexes. Il incombe à la personne handicapée de fournir et d’utiliser de façon sécuritaire tout appareil fonctionnel dont elle a besoin.

3.0 Communication

CaRMS communiquera avec les personnes handicapées en tenant compte de leur invalidité. CaRMS répondra aux demandes de communication, comme le recours à un interprète en direct, à un lecteur sonore de texte de site Web, etc.

4.0 Recours à des animaux d’assistance et à des personnes de soutien

4.1 Animaux d’assistance

Une personne handicapée accompagnée d’un chien–guide ou d’un autre animal d’assistance peut entrer dans les locaux de CaRMS ouverts au public avec l’animal et le garder près d’elle, sauf si l’animal est autrement exclu par la loi. Si un animal d’assistance est exclu par la loi, CaRMS s’engagera à offrir une solution de rechange dans un délai et un endroit raisonnables pour donner à la personne handicapée accès aux services de CaRMS.

S’il n’est pas évident qu’il s’agit d’un animal d’assistance, CaRMS peut demander à la personne handicapée une attestation confirmant la tâche de l’animal.

Il incombe à la personne handicapée de veiller à la sécurité de l’animal d’assistance et d’en avoir la maîtrise en tout temps.

4.2 Personnes de soutien

CaRMS autorise une personne handicapée à être accompagnée d’une personne de soutien qu’elle a engagée ou choisie pour l’aider à accéder aux biens et services et/ou à lui offrir du soutien dans ses déplacements, de l’assistance personnelle ou l’aider à communiquer.

CaRMS peut exiger qu’une personne handicapée soit accompagnée par une personne de soutien dans les locaux de CaRMS lorsque c’est jugé nécessaire pour assurer la santé et la sécurité de la personne handicapée et de toute autre personne.

Lorsqu’une personne de soutien doit assister à des réunions et/ou à des événements parrainés par CaRMS, la personne handicapée doit trouver elle–même la personne qui l’accompagnera. Si des frais sont demandés pour la participation à la réunion ou à l’événement, la personne de soutien pourra assister sans frais. De tels frais seront annoncés au préalable, le cas échéant.

5.0 Avis d’interruptions temporaires

CaRMS déploiera des efforts raisonnables pour informer les personnes handicapées si les locaux sont inaccessibles ou s’il y a une interruption des services habituellement offerts aux personnes handicapées, que ce soit planifié ou non. Si l’interruption est planifiée, CaRMS donnera un préavis en temps raisonnablement. Si l’interruption est imprévue, l’avis sera fourni le plutôt possible.

L’avis comprendra de l’information sur la raison de l’interruption, la durée prévue et une description des locaux ou des services offerts pendant l’interruption s’il y a lieu.

L’avis sera affiché sur le site Web de CaRMS, ou par tout autre moyen raisonnable compte tenu des circonstances.

6.0 Formation

CaRMS offrira une formation à l’ensemble des employés, des entrepreneurs et des tierces parties qui traitent avec le public au nom de CaRMS ainsi qu’à tous ceux qui participent aux politiques, aux pratiques et aux procédures de CaRMS concernant l’offre de biens et de services au public ou aux tierces parties.

La formation comprendra ce qui suit :

a. Un examen des buts de la Loi de 2005 sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario et des exigences relatives aux normes du service à la clientèle;

b. Des instructions sur la façon d’interagir et de communiquer avec des personnes ayant divers types d’invalidité;

c. Des instructions sur la façon d’interagir avec les personnes handicapées qui utilisent un appareil fonctionnel ou qui ont besoin de l’aide d’un animal d’assistance ou d’une personne de soutien;

d. De l’information sur le matériel ou les appareils disponibles dans les locaux de CaRMS qui pourraient faciliter l’offre de biens ou de services aux personnes handicapées;

e. Ce qu’il faut faire si une personne handicapée a de la difficulté à accéder aux biens et aux services de CaRMS; et

f. Un examen des politiques, des pratiques et des procédures de CaRMS concernant l’offre de biens et de services aux personnes handicapées.

Les employés actuels suivront une formation avant le 1^er janvier 2012, et les nouveaux employés ou ceux qui commencent de nouvelles fonctions seront formés le plus tôt possible. De plus, les employés concernés suivront une formation lorsque des changements sont apportés aux politiques, pratiques ou procédures qui concernent l’offre de biens ou de services aux personnes handicapées.

Le service des ressources humaines consignera les formations et indiquera le nom de l’employé qui a suivi la formation, le type de formation suivie et la date de la formation.

7.0 Rétroaction

Nous nous engageons à offrir des biens et des services de grande qualité à tous les membres du public que nous servons, y compris les clients handicapés. Nous espérons obtenir des commentaires pour savoir si nous avons bien atteint cet objectif, car une rétroaction peut nous permettre de déterminer les endroits où nous devons apporter des changements et de constamment améliorer nos services.

Les clients peuvent faire part de leurs commentaires par téléphone, en personne, par écrit ou par courriel. CaRMS s’efforcera de répondre de la même manière.

Veuillez faire part de vos commentaires à la gestionnaire des ressources humaines, à :

Par la poste :
Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS)
171, rue Nepean, bureau 300
Ottawa (Ontario)
K2P 0B4

Par téléphone : 1.877.227.6742

Par courriel : hr@carms.ca

Veuillez prendre note qu’il faut prendre un rendez–vous pour une rétroaction en personne.

La confidentialité sera respectée, conformément à la Politique sur la protection des renseignements personnels de CaRMS, et tous les commentaires seront passés en revue. Nous répondrons à tout commentaire dans un délai maximal de 30 jours ouvrables. La rétroaction et/ou la réponse seront fournies dans un format accessible par la personne qui fait part de ses commentaires.

8.0 Avis d’accessibilité des documents

Tous les documents requis par les Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle, y compris les politiques, pratiques et procédures de CaRMS régissant l’accessibilité du service à la clientèle; les documents sur le recours à des animaux d’assistance ou des personnes de soutien; les avis sur des interruptions temporaires; et des documents concernant la rétroaction de CaRMS sont disponibles sur demande. La Politique sur l’accessibilité du service à la clientèle de CaRMS régissant l’offre de biens et de services aux personnes handicapées sera affichée sur le site Web de CaRMS.

9.0 Format des documents

Si CaRMS doit fournir un exemplaire de tout document accessible conformément aux Normes d’accessibilité pour les services à la clientèle à une personne handicapée, CaRMS remettra le document, ou l’information contenue dans le document, dans un format qui tient compte de l’invalidité de la personne. CaRMS et la personne handicapée pourraient également convenir d’un autre format pour le document ou l’information.

Si un autre format est nécessaire, veuillez communiquer avec la gestionnaire des ressources humaines.

Définitions :

Accessible : Signifie qui peut être obtenu, utilisable, lisible, audible, visible, compréhensible, clair, où l’on peut entrer et sortir, flexible, etc. Pour être accessibles à tous les gens, les biens et services doivent faire l’objet de divers plans d’accessibilité. En adoptant des pratiques inclusives, on s’assurera que le plus large auditoire possible a accès à tous les biens et services.

Autres formats : Renvoie à d’autres moyens qu’on peut utiliser pour offrir des biens et des services. Il peut s’agir de moyens de communication comme la parole ou l’écriture, ou des méthodes en personne ou par téléphone par exemple. Il peut aussi s’agir de caractère d’imprimerie plus gros, de texte électronique, du braille, du langage des signes, d’appareils de communication, sous–titre, etc.

Appareil fonctionnel : Toute pièce d’équipement qu’une personne handicapée utilise pour l’aider dans sa vie quotidienne. Il peut s’agir notamment de marchettes, de fauteuils roulants, d’appareils auditifs, de canes ou d’un amplificateur.

Invalidité : (a) Tout degré d’invalidité physique, d’infirmité, de malformation ou de défigurement qui est causé par une blessure corporelle, une malformation congénitale ou une maladie; (b) une déficience mentale ou un trouble du développement; (c) une difficulté d’apprentissage ou un dysfonctionnement d’un ou de plusieurs processus nécessaire à la compréhension, à l’usage de symboles ou à la parole; (d) un trouble mental; or (e) une blessure ou une invalidité faisant l’objet de prestations demandées ou reçues aux termes de régime d’assurance établi conformément à la Loi de 1997 sur la sécurité professionnelle et l’assurance contre les accidents du travail.

Chien–guide : Chien entraîné comme guide pour les aveugles et ayant les compétences prescrites par règlement en vertu de la Loi sur les droits des aveugles.

Animal d’assistance : Tout animal utilisé par une personne handicapée lorsqu’il est évident qu’elle utilise l’animal en raison de son invalidité; ou lorsque la personne remet une lettre d’un médecin attestant qu’elle a besoin de l’animal pour des raisons liées à son invalidité.

Personne de soutien : Une personne qui accompagne une personne handicapée pour l’aider dans ses tâches quotidiennes, comme la communication, la mobilité, les soins personnels ou des besoins médicaux ou pour l’accès à des biens et des services. Il peut s’agir d’un travailleur de soutien payé, d’un bénévole, d’un ami ou d’un membre de la famille; la personne de soutien n’a pas besoin d’avoir suivi une formation spéciale ni de posséder des qualifications particulières.

La présente politique peut être accessible dans un autre format sur demande.

Politique des services en ligne

Nous recueillons des renseignements des utilisateurs du site Web de CaRMS et les services en ligne (carms.ca, CaRMS en ligne et l’application en ligne pour l’admission au programme de diplôme de docteur en médecine de la Memorial University of Newfoundland) grâce à l’utilisation de marqueurs numériques, incluant des témoins (« cookies »). Des témoins sont des fichiers ou des pièces d’information qui peuvent être emmagasinés sur le disque dur de votre ordinateur lorsque vous visitez un site Web. Les témoins sont aussi utilisés pour que l’on puisse se rappeler que vous nous avez déjà fourni vos renseignements personnels et, conséquemment, ils servent à accélérer vos activités futures lorsque vous accédez à notre site Web et à nos services en ligne.

Les témoins de « session » sont des bouts d’information temporaires, et ils sont effacés lorsque le visiteur quitte sa fenêtre de navigateur ou éteint son ordinateur. Les témoins de session sont utilisés pour améliorer la navigation sur les sites Web et collecter un ensemble d’informations statistiques. Notre site Web et nos services en ligne utilisent des témoins de session.

Les témoins « persistants » sont des bouts d’information plus permanents ; ils sont placés sur le disque dur de l’ordinateur d’un visiteur et y demeurent à moins d’être supprimés. Les témoins persistants emmagasinent des données sur le disque dur de l’utilisateur pour plusieurs raisons : récupérer certains renseignements soumis préalablement (mots de passe), déterminer les sections du site Web qui captent mieux l’intérêt des internautes et adapter le site, de façon continue, selon les préférences des internautes. Notre site Web et nos services en ligne utilisent des témoins persistants.

La plupart des navigateurs Web sont configurés par défaut pour accepter les témoins. Si vous ne souhaitez pas accepter de témoins, vous pouvez programmer votre navigateur de façon à ce qu’il refuse les témoins ou qu’il vous avertisse de l’envoi de témoins.

Nous n’exerçons aucun contrôle sur le contenu de site Web de tiers auquel les individus peuvent accéder par l’entremise de liens sur notre site Web. Nous vous encourageons de lire la politique sur la protection des renseignements personnels de chaque site Web que vous visitez.

Analytiques du Web

Nous utilisons également des fournisseurs de services d’analytiques du Web (p. ex. Google Analytics et Hotjar) pour recueillir des données concernant l’utilisation de notre site Web et nos services en ligne et pour analyser ces données dans le but d’améliorer et de simplifier l’utilisation. L’information recueillie et utilisée pour l’analytique du Web inclut votre adresse IP, la date et l’heure de la demande, le navigateur Web utilisé, la page visitée et le site Web de référence.

Bien qu’une adresse IP ne permet pas d’identifier seul une personne, elle peut être utilisée conjointement avec d’autres renseignements pour identifier une personne, comme avec l’aide de votre fournisseur d’accès Internet.

Vous pouvez choisir de ne pas être suivi par Google Analytics en désactivant ou en refusant les témoins ou en utilisant le module complémentaire de navigateur pour la désactivation de Google Analytics (https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=fr). Les personnes qui ne désirent pas être suivies par Hotjar peuvent se retirer au lien suivant : https://www.hotjar.com/opt-out.

Les données recueillies aux fins d’analytique du Web peuvent être entreposées et traitées à l’extérieur du Canada. Les renseignements personnels entreposés à l’extérieur du Canada peuvent être assujettis à des lois différentes que celles au Canada et peuvent être accessibles à des forces de l’ordre à l’extérieur du Canada, là où la loi le permet.

Pour de plus amples renseignements concernant Google Analytics et Hotjar, veuillez consulter les conditions de service de Google Analytics (https://www.google.ca/analytics/terms/us.html) et la politique de protection des renseignements personnels de Hotjar (https://www.hotjar.com/privacy).

Remplir les formulaires

Votre nom et votre adresse électronique ou autres coordonnées ne sont pas spécifiquement recueillis par notre site Web. Nous obtenons ce type de renseignements que si vous le soumettez par courriel, ou si vous remplissez volontairement un formulaire en ligne ou si vous soumettez une demande ou des rétroactions. La collecte, l’utilisation ou la divulgation de ces renseignements personnels via le site Web ou les services en ligne de CaRMS est effectuée conformément à la politique de CaRMS concernant la protection des renseignements personnels.

Politique de violation du jumelage

Mai 2020

I. But

Tous les participants au jumelage doivent se conduisent de façon professionnelle, éthique et responsable. La politique de violation du jumelage a pour but de maintenir et de respecter les principes de justice, d’équité et de professionnalisme dans le cadre des processus de demande, de sélection et de jumelage à des postes de formation médicale à titre de résident au Canada.

Cette politique a pour but d’assurer que les droits et obligations des participants au jumelage sont respectés par l’entremise du partage précis, exact et légitime de renseignements, tout en atténuant les risques et en respectant la confidentialité conformément aux lois applicables sur les droits de la personne et le respect des renseignements privés.

II. Principes

1. Assurer que tous les candidats qui répondent aux critères d’admissibilité de base aient un accès égal aux postes disponibles.
2. Promouvoir l’impartialité et l’équité dans les sanctions appliquées aux participants au jumelage.
3. Assurer que les conflits d’intérêts ne soient pas encourus lors du processus de sanctions.
4. Assurer que les sanctions sont proportionnelles à la gravité/l’impact de la violation, et qu’elles sont accompagnées de plans d’action pour l’assurance de la qualité et de recommandations d’éducation le cas échéant.
5. Entreprendre des avis de violation nationaux et internationaux appropriés basés sur la gravité de la violation et toute autre circonstance pertinente, incluant les lois applicables.

III. Portée

Cette politique s’applique à tous les participants aux jumelages de CaRMS.

La portée est limitée au programme de candidature et de jumelage de CaRMS, offert aux candidats et aux facultés, et comme mentionnée dans le contrat du candidat, le contrat entre CaRMS et l’AFMC, les lignes directrices pour les entrevues et les conditions d’utilisation de la plateforme CaRMS en ligne. Les processus qui ne sont pas effectués par CaRMS ou qui ne sont pas cités dans les contrats et lignes directrices applicables ne sont pas assujettis à la présente politique.

Les violations doivent être signalées dans un délai d’un an à compter de la fin de la période de jumelage applicable. Les violations signalées en dehors de cette période ne feront pas l’objet de cette politique, sauf dans des conditions exceptionnelles.

IV. Définitions

1. Candidats : Des diplômés de facultés de médecine canadiennes, américaines ou internationales ou des étudiants qui participent au programme de candidature et de jumelage en acceptant le contrat du candidat de CaRMS.
2. Programme de candidature et de jumelage : Un processus centralisé de candidature et de jumelage à des postes de résidence offerts par CaRMS aux candidats et aux facultés de médecine.
3. Facultés : Les facultés de médecine canadiennes qui offrent des postes dans leurs programmes de résidence aux candidats admissibles par l’entremise du programme de candidature et de jumelage.
4. Participant au jumelage : Tout individu qui est impliqué dans n’importe quel aspect du programme de candidature et de jumelage.
5. Période de jumelage : La période d’une durée de dix (10) mois qui commence le 1er juillet de chaque année.
6. Programmes de résidence : Les programmes de formation postdoctorale à titre de résident géré par une faculté de médecine canadienne qui participent à un jumelage de CaRMS en offrant des postes de résidence aux candidats par l’entremise du programme de candidature et de jumelage.

V. Rôles et responsabilités

1. Association des facultés de médecine du Canada (AFMC)
   L’AFMC est le partenariat universitaire des facultés de médecine du Canada. L’AFMC agit comme agent pour les facultés et les représente à toutes fins liées aux services fournis dans le contrat entre CaRMS et l’AFMC.L’AFMC est responsable d’assurer que les participants au jumelage des facultés sont informés de leurs obligations de jumelage.
2. Service canadien de jumelage des résidents (CaRMS)
   CaRMS est un fournisseur indépendant d’un service de candidature et de jumelage juste, transparent, équitable et axé sur le client pour l’examen et le classement confidentiel des candidats à un ou plusieurs programmes de résidence gérés par les facultés de médecine canadiennes. CaRMS établira et rendra disponible la politique concernant la violation du jumelage à tous les participants au jumelage.
3. Conseil d’administration de CaRMS
   CaRMS est régi par un conseil d’administration bénévole. Le conseil d’administration de CaRMS est responsable de la gestion continue du comité d’examen des violations. Il est également responsable de nommer le président indépendant au comité mixte et de recevoir des rapports de la part du président du comité selon le besoin.
   
4. Comité mixte pour l’examen de la politique de CaRMS concernant la violation du jumelage (comité mixte)
   Le comité mixte est responsable du développement de la politique de CaRMS concernant la violation du jumelage. Les membres du comité mixte inclus des représentants des organisations d’apprenants (c.-à.-d. la Fédération des étudiants et des étudiantes en médecine du Canada [FEMC], la Fédération médicale étudiante du Québec [FMEQ], Médecins résidents du Canada [MRC] et la Fédération des médecins résidents du Québec [FMRQ]), de l’AFMC et de CaRMS. Le comité mixte fournira des informations et une orientation au comité d’examen des violations quant à leur gouvernance des violations signalées à CaRMS.
   
5. Comité d’enquête des violations (CEV)
   Le comité d’enquête des violations de CaRMS, composé du comité exécutif du conseil d’administration de CaRMS, fera enquête et se prononcera sur les violations signalées soi-disant étant contraires au fonctionnement correct et équitable du programme de candidature et de jumelage conformément à la politique concernant la violation du jumelage développée par le comité mixte.
   

VI. Politique

Général

La participation au programme de candidature et de jumelage requiert l’acceptation d’un contrat de CaRMS et des conditions d’utilisation de la plateforme CaRMS en ligne et la conformité aux lignes directrices des entrevues. CaRMS fera enquête et prendra des mesures pour résoudre toutes violations présumées des contrats/conditions d’utilisation/lignes directrices, qu’elles aient été commises par les candidats, les facultés postdoctorales ou les programmes de résidence, ou les autres participants au jumelage.

Violations et sanctions :

VII. Procédures

Procédures de signalement

Toute personne, y compris, mais sans s’y limiter les candidats, les directeurs de programmes, les doyens des études médicales de premier cycle et postdoctorales et les représentants des établissements peuvent signaler des violations soupçonnées à CaRMS.

Pour signaler une violation soupçonnée, communiquez avec CaRMS à l’adresse suivante :

Comité d’enquête des violations de CaRMS
171, rue Nepean, bureau 300
Ottawa (Ontario) K2P 0B4
compliance@carms.ca

Aucune enquête ne sera amorcée avant que CaRMS n’ait reçu un rapport écrit concernant la violation possible soupçonnée.

Les avis doivent inclure :

(a) Votre nom et vos coordonnées
(b) Le nom du participant au jumelage
(c) Votre affiliation avec le participant du jumelage
(d) Des détails précisant la violation soupçonnée

Sauf dans les circonstances les plus exceptionnelles, CaRMS ne permettra généralement pas qu’un signalement soit fait de façon anonyme.

CaRMS accusera réception du rapport écrit dans les sept jours ouvrables suivant sa réception. CaRMS fera un effort afin de faire enquête sur les allégations portées dans un délai convenable tout en assurant l’exactitude et l’intégralité du processus.

CaRMS possède le droit de communiquer avec d’autres individus/établissements/organismes durant l’acquisition de renseignements concernant la violation soupçonnée.

Processus d’enquête

Le processus d’enquête de CaRMS fonctionne de la manière suivante :

1. Première étape : Une violation soupçonnée est présentée au comité d’enquête des violations de CaRMS (le Comité).
2. Deuxième étape : Un accusé de réception est envoyé au plaignant dans les sept jours ouvrables suivant la réception.
3. Troisième étape : Des lettres d’avis sont rédigées et nous demanderons à toutes les parties identifiées comme étant concernées par la violation soupçonnée de fournir au Comité leur version par écrit de l’incident et, au besoin, leur réponse aux allégations. Des renseignements, des documents et des faits pertinents doivent être soumis d’ici quatorze (14) jours ouvrables suivant la date de la demande. Si les réponses ne sont pas soumises d’ici quatorze jours ouvrables, il est possible que le processus se poursuive sans les déclarations demandées.
4. Quatrième étape : Un rapport préliminaire sera rédigé dès que possible portant sur la nature des allégations et les résultats de l’enquête aux fins d’utilisation pendant la délibération du Comité. Des copies du rapport préliminaire seront remises à toutes les parties concernées sur demande et avec l’approbation du Comité.Si les résultats de l’enquête indiquent qu’aucune violation n’a eu lieu, le dossier sera alors fermé et les parties concernées seront avisées, le cas échéant.Le Comité conserve le droit de retirer du jumelage le présumé contrevenant avant la diffusion du rapport final si le Comité croit qu’il existe des preuves crédibles qu’une violation du contrat de CaRMS applicable a eu lieu.
5. Cinquième étape : Le Comité examinera le rapport préliminaire et toute soumission supplémentaire. Le Comité rédigera alors un rapport définitif énonçant sa décision et les sanctions, s’il y a lieu.

Délai d’exécution : Le Comité s’engage à compléter le processus d’examen en temps opportun. Puisque chaque cas est unique, nous ne pouvons pas garantir un délai d’exécution précis, mais nous fonctionnerons de la façon suivante comme ligne directrice :

1. Les parties concernées seront avisées lorsque l’enquête sera terminée. La date de la rencontre d’examen du Comité sera également communiquée.
2. Les parties concernées peuvent s’attendre à recevoir le rapport définitif du Comité d’ici 45 jours ouvrables suivant l’avis d’achèvement de l’enquête.

VIII. Appels

Des appels concernant le rapport final du comité d’enquête des violations peuvent être soumis seulement sur la base de :

(a) La découverte de nouvelles preuves jugées critiques pour la compréhension du comité d’enquête des violations envers le dossier en question ;

et/ou

(b) Soi-disant graves malentendus par le comité d’enquête des violations de preuves déjà examinées menant au rapport définitif.

Le processus d’appel en ce qui concerne le rapport définitif du CEV est le suivant :

1. Les appelants (les participants nommés comme plaignants ou transgresseurs dans le rapport définitif du CEV en question) remplissent le formulaire « Appel concernant le rapport définitif du CEV » et le soumet au conseil d’administration de CaRMS (« le Conseil ») à l’adresse compliance@carms.ca dans les 30 jours ouvrables suivant la date d’émission du rapport définitif du CEV.
2. Le conseil d’administration envoie un accusé de réception pour un appel dans les sept jours ouvrables suivant la réception.
3. Le Conseil s’efforcera d’examiner l’appel et de communiquer sa décision aux parties concernées dans les 30 jours ouvrables suivant la date d’émission de l’accusé de réception de l’appel.
4. Toutes décisions du conseil concernant les appels seront considérées comme définitives.

Médias sociaux

EN PUBLIANT SUR N’IMPORTE QUELLE PAGE DE MÉDIA SOCIAL DU SERVICE CANADIEN DE JUMELAGE DES RÉSIDENTS, VOUS ACCEPTEZ LES PRÉSENTES CONDITIONS.

Les visiteurs sur les pages de médias sociaux de CaRMS peuvent partager, afficher, faire des observations, aimer et signaler du contenu affiché sur ces pages conformément à ces conditions, aux conditions d’utilisation de CaRMS et aux conditions des plateformes tierces (p. ex. Facebook, Twitter, YouTube).

Vos commentaires et articles devraient être pertinents aux services de CaRMS et/ou à tout autre contenu affiché sur les pages de médias sociaux de CaRMS. Vous êtes encouragé de ne pas perdre de vue le sujet d’un fil donné et de respecter les autres individus qui interagissent avec les pages de médias sociaux de CaRMS.

CaRMS vous encourage de soumettre vos questions, vos commentaires et inquiétudes. Cependant, les pages de médias sociaux de CaRMS sont considérées comme des sites modérés et non des forums publics.

Une fois affichée, CaRMS se réserve le droit de supprimer les soumissions qui contiennent :

(i) un langage vulgaire.

(ii) des attaques personnelles ou visant l’organisme de toute sorte.

(iii) des commentaires offensifs qui ciblent ou dénigrent.

De plus, CaRMS se réserve également le droit de supprimer des commentaires qui :

(i) sont du pourriel ou qui contiennent des liens vers d’autres sites.

(ii) sont de toute évidence hors sujet.

(iii) encourage des activités illégales.

(iv) font la promotion de services, de produits ou d’organismes politiques.

(v) empiètent le droit d’auteur ou des marques de commerce.

(vi) incluent des données à caractère personnel.

Nous réservons le droit de contrôler, de bloquer, de supprimer ou de discontinuer votre accès à n’importe quelle page de média social de CaRMS, en tout temps, sans avis préalable et pour n’importe quelle raison et à notre seule discrétion.

En affichant du contenu sur n’importe quelle page de média social de CaRMS, vous nous donnez le droit irrévocable de reproduire, de distribuer, de publier et d’afficher ce contenu et le droit de créer des œuvres dérivées à partir de votre contenu, d’éditer et de modifier ce contenu et d’utiliser ce contenu pour quelque usage de CaRMS.

Pour demeurer conformes, nous vous suggérons de réviser cette politique, ainsi que les autres politiques relatives au site Web, à intervalles réguliers. Votre utilisation du site après publication de tous nouveaux termes vaut acceptation de toute modification apportée à cette politique.

Veuillez noter que les commentaires exprimés sur les pages de médias sociaux de CaRMS ne reflètent pas CaRMS. Si vous avez des questions concernant l’exploitation des pages des médias sociaux de CaRMS, veuillez communiquer avec nous à l’adresse InformezNous@carms.ca.

Politique de soutien de navigateur de CaRMS

CaRMS soutient les navigateurs Chrome, Firefox et Safari pour l’utilisation de la plateforme CaRMS en ligne.

FAQ

Que signifie « navigateurs soutenus » ?

Lorsqu’un navigateur est soutenu, cela veut dire que nous essayons toute la fonctionnalité du système sur ce navigateur et nous réglons tous les problèmes que nous trouvons. Nous ne bloquerons pas les utilisateurs qui utilisent des navigateurs non soutenus, mais il est possible que nous ne puissions pas régler les problèmes que rencontrent les utilisateurs en accédant à CaRMS en ligne sur un navigateur non soutenu.

Qu’est-ce que cela veut dire pour les utilisateurs de CaRMS en ligne ?

Les utilisateurs de CaRMS en ligne devraient opter pour l’un des navigateurs soutenus (Chrome, Firefox et Safari) pour assurer la fonctionnalité complète. Nous recommandons le navigateur Chrome pour la meilleure expérience utilisateur.

Si vous travaillez dans un environnement institutionnel, nous vous encourageons à partager cette information avec votre équipe des technologies informatiques.

Les utilisateurs pourront encore accéder à la plateforme CaRMS en ligne à partir d’un navigateur non soutenu, mais il est possible que nous ne puissions pas résoudre des problèmes qui surgissent exclusivement dans des navigateurs non soutenus.

Avez-vous des inquiétudes ?

Communiquez avec nous à l’adresse aide@carms.ca afin que l’on puisse travailler avec vous pour assurer que vous continuez d’avoir accès à CaRMS en ligne de façon qui fonctionne pour vous.

Politique de libération du candidat

Conformément aux modalités et conditions du contrat pour les candidats de CaRMS et le contrat de service entre CaRMS et l’AFMC, tous les résultats de jumelage sont juridiquement contraignants.

Cet engagement contraignant exige que le candidat accepte un poste à un programme de résidence s’il y a eu un jumelage. Le programme de résidence doit parallèlement offrir un poste si un candidat est jumelé et que ce dernier répond aux exigences d’obtention d’un permis des autorités réglementaires provinciales/territoriales applicables.

Cependant, les programmes de résidence peuvent libérer un candidat de leur engagement contraignant si ce dernier répond aux deux conditions ci-dessous :

1. Une circonstance exceptionnelle pour le candidat, comme :

• Des difficultés démontrées par le candidat.
• Défaut de terminer la période de préévaluation avant la date de début de la résidence (DHCEU seulement).
• Défaut d’obtenir une carte de stage, un certificat, un permis ou une inscription des ordres des médecins provinciaux applicables d’ici la date de début de la résidence.
• Défaut d’obtenir son diplôme en médecine avant la date de début de la résidence.

2. Le candidat a complété 45 jours ou moins de formation à titre de résident. Un candidat ne peut pas être libéré (et être considéré comme admissible aux premiers tours actuels ou futurs du jumelage principal R-1) s’il a complété plus de 45 jours de formation à titre de résident. Par exemple, si CaRMS reçoit une lettre de libération 90 jours après la date de début de la formation à titre de résident du candidat, mais que le candidat a complété seulement 45 jours ou moins de formation pendant cette période (qui pourrait être causé par des absences ou toute interruption pendant leur formation), il répond quand même aux exigences puisque le temps écoulé ne compte pas.

• Après les 45 jours de formation à titre de résident, un formulaire de libération ne sera pas accepté par CaRMS.
• Si un candidat se retire néanmoins d’un programme de résidence dans les 45 jours de formation à titre de résident, le candidat sera considéré comme ayant une formation postdoctorale en médecine et ne pourra pas participer à tous les premiers tours actuels ou futurs du jumelage principal R-1.
• Les candidats avec plus de 45 jours de formation à titre de résident pourraient être admissibles pour participer au deuxième tour du jumelage principal R-1.

Un formulaire de libération est rempli uniquement à la discrétion du bureau de FMPD/programme de résidence. CaRMS n’interviendra pas concernant la demande ou l’achèvement du formulaire.

Veuillez remplir le formulaire de libération du candidat et le soumettre à l’adresse operations@carms.ca.

Veuillez noter :

• Les candidats jumelés qui ne se retrouvent pas dans une des catégories susmentionnées et qui ont violé leurs obligations de contrat de jumelage devraient être déclarés à l’adresse violations@carms.ca. Pour de plus amples renseignements concernant les violations du contrat du jumelage et les procédures, veuillez consulter la section de la politique concernant les violations du jumelage sur le site Web carms.ca.
• Les candidats ne peuvent pas postuler pour, être interviewé pour ou accepter un poste dans un autre programme avant que la libération soit confirmée par CaRMS.
• Les programmes ne peuvent pas discuter avec, interviewer ou offrir le poste à un candidat avant que la libération soit confirmée par CaRMS.
• Le candidat est responsable de démontrer au bureau de FMPD/programme de résidence auquel il a été jumelé l’ampleur de leur difficulté extrême imprévue.
• Si le formulaire de libération est soumis et confirmé par CaRMS, un candidat peut participer au premier tour actuel ou futur du jumelage principal R-1, s’il répond à tous les autres critères d’admissibilité.
• CaRMS peut informer les bureaux de FMPD/programmes de résidence de la libération de candidats, s’il y a des questions concernant la participation d’un candidat ayant une formation postdoctorale lors du premier tour du jumelage R-1.